Załącznik nr 1

3

do Umowy o administrowanie nieruchomością zawartej w dn. ...................... pomiędzy Wspólnotą Mieszkaniową nieruchomości położonej w ..................................... przy ul. ........................................................ (zwana dalej Wspólnotą Mieszkaniową),a AG Zarządzanie Nieruchomościami i Usługi Księgowe Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni, przy ul. Stefana Batorego 20/4.

Szczegółowe obowiązki Administratora

§ 1 

Współpraca z Zarządem Wspólnoty Mieszkaniowej

1. Ścisłe współdziałanie z Zarządem Wspólnoty Mieszkaniowej (zwanym dalej Zarządem) w realizacji wszystkich obowiązków wyszczególnionych w niniejszym Załączniku.

2. Wspieraniu Zarządu w wykonywaniu obowiązków wynikających z przepisów ustawy o własności lokali, przepisów kodeksu cywilnego innych ustaw w zakresie dotyczącym wspólnot mieszkaniowych i zarządzania nieruchomościami wspólnymi.

3. Udzielanie pomocy Zarządowi bądź – gdy nie jest to sprzeczne z prawem – samodzielne wykonywanie niżej wymienionych czynności przez Administratora, jego pracowników lub na jego zlecenie, w zakresie wynikającym z bieżących uzgodnień.

   
   

§ 2

Reprezentacja Wspólnoty Mieszkaniowej

1. Reprezentowanie Wspólnoty na zewnątrz przed organami administracji państwowej i samorządowej, sądami powszechnymi i administracyjnymi oraz osobami trzecimi w ramach otrzymanego pełnomocnictwa.

2. Reprezentowanie Wspólnoty Mieszkaniowej we współdziałaniu z Zarządem w stosunkach pomiędzy właścicielami.
   

 § 3 

Obsługa prawna Wspólnoty Mieszkaniowej

1. Opracowywanie i opiniowanie umów w zakresie obsługi eksploatacyjnej i technicznej nieruchomości wspólnej, zawieranych, aneksowanych i rozwiązywanych przez Zarząd w imieniu i na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej.

2. Opracowywanie i opiniowanie uchwał i regulaminów wewnętrznych Wspólnoty Mieszkaniowej.

3. Przygotowywanie korespondencji w kontaktach Wspólnoty Mieszkaniowej z organami administracji, usługodawcami i innymi podmiotami.

4. Wynajęcie prawnika współpracującego z Zarządem w celu reprezentowanie Wspólnoty Mieszkaniowej przed sądami i organami egzekucyjnymi.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            § 4 

Obsługa eksploatacyjna Wspólnoty Mieszkaniowej 

1. Prowadzenie i aktualizacja ewidencji lokali i ich użytkowników.

2. Weryfikowanie stanu prawnego i faktycznego lokali i nieruchomości wspólnej.

3. Zapewnienie bieżącej, nieprzerwanej obsługi eksploatacyjnej nieruchomości wspólnej poprzez wyszukiwanie usługodawców, negocjowanie warunków zawieranych w imieniu i na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej umów i kontrolę ich wykonania w zakresie dostawy usług komunalnych: wody, ciepła, energii elektrycznej, gazu, odprowadzania ścieków oraz wywozu nieczystości stałych i innych umów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania nieruchomości.

4. Zapewnienie, w zależności od ustaleń zawartych w Umowie, bądź siłami własnymi bądź poprzez zatrudnianych usługodawców, utrzymania należytego porządku i czystości pomieszczeń i urządzeń budynku służących do wspólnego użytku właścicieli lokali oraz utrzymania należytego porządku i czystości terenu działki, chodnika wzdłuż budynku i innych terenów, jeżeli obowiązek taki wynika z zawartych umów lub obowiązujących przepisów.

5. Przedstawienie Zarządowi propozycji ubezpieczenia nieruchomości wspólnej od ognia i innych zdarzeń losowych oraz od odpowiedzialności cywilnej z tytułu posiadania nieruchomości i oraz opłacanie w terminie składek ubezpieczeniowych.

6. Udzielanie każdemu z właścicieli lokali, na każde jego życzenie w wyznaczonych godzinach, na terenie nieruchomości Wspólnoty Mieszkaniowej, nie rzadziej niż raz w tygodniu w godzinach 7:00-12:00 oraz raz w tygodniu w godzinach 15:00-20:00 wyczerpujących informacji o sprawach dotyczących zarządzania nieruchomością wspólną oraz o rozliczeniach w zakresie dotyczącym indywidualnych lokali.

7. Zapewnianie, w wypadku zaistnienia takiej potrzeby, potencjalnych najemców (dzierżawców) w celu wynajęcia (wydzierżawienia) pomieszczeń i lokali (w tym garaży) położonych w częściach wspólnych nieruchomości, o ile są na ten cel wykorzystywane.

8. Zapewnieniu, w miarę zainteresowania potencjalnych najemców, wynajęcia na reklamy zewnętrznych ścian oraz dachu budynku, a także innych części nieruchomości wspólnej, o ile na ten cel są wykorzystywane.

9. Potwierdzaniu, za zgodą właściciela, uprawnień w sprawach meldunkowych, w zakresie określonym ustawą o ewidencji ludności.

10. Wydawanie poświadczeń i zaświadczeń w stosunku do właścicieli lokali dotyczących dodatków mieszkaniowych, pomocy społecznej i innych.
     

§ 5

Obsługa zebrań Wspólnoty Mieszkaniowej

1. Wsparcie Zarządu w realizacji zadań wyszczególnionych poniżej.

2. Zwoływanie w wyniku decyzji Zarządu i we współdziałaniu z Zarządem zebrań Wspólnoty Mieszkaniowej, w tym raz w roku, nie później niż do końca pierwszego kwartału każdego roku kalendarzowego, zebrania sprawozdawczego Wspólnoty Mieszkaniowej.

3. Przygotowywanie zebrań, włączając w to w szczególności zapewnienie lokalu umożliwiającego odbycie zebrania oraz przygotowanie porządku zebrania i projektów uchwał Wspólnoty Mieszkaniowej. Wynajęcie lokalu odbywa się w imieniu i na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej w miejscu wskazanym przez Zarząd, przy założeniu jak najbliższego sąsiedztwa nieruchomości Wspólnoty Mieszkaniowej.

4. Zawiadamianie właścicieli lokali na piśmie o terminie, miejscu i porządku zebrania, co najmniej na tydzień przed terminem zebrania; w przypadkach zamierzonej zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali – wskazanie treści tej zmiany poprzez podanie porządku zebrania oraz projektów uchwał Wspólnoty Mieszkaniowej.

5. Obsługa zebrań Wspólnoty Mieszkaniowej, włączając w szczególności prowadzenie zebrania, protokołowanie jego przebiegu oraz liczenie głosów.

6. Zbieranie indywidualnie oddawanych głosów w sprawach uchwał Wspólnoty Mieszkaniowej oraz niezwłoczne powiadamianie na piśmie każdego właściciela lokalu o treści uchwały, która została podjęta z udziałem głosów zebranych indywidualnie.

§ 6  

Obsługa techniczna Wspólnoty Mieszkaniowej

1. Sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego przejęcia obowiązków Administratora nieruchomości, przejęcie dokumentacji technicznej (budowlanej, powykonawczej, książki obiektu budowlanego), eksploatacyjnej i finansowej od dotychczasowego administratora (zarządcy) lub od inwestora.

2. Egzekwowania od inwestora bądź od jego następców prawnych realizacji usuwania usterek w ramach uprawnień z tytułu gwarancji i rękojmi w zakresie dotyczącym nieruchomości wspólnej oraz prowadzenia rozmów w sprawach dotyczących interesów Wspólnoty Mieszkaniowej.

3. Przechowywanie oraz prowadzenie dokumentacji technicznej nieruchomości, w tym książki obiektu budowlanego; w przypadkach braku stosownej dokumentacji budynku Administrator zobowiązany jest, po otrzymaniu akceptacji w formie uchwały Wspólnoty, do podjęcia czynności zmierzających do opracowania lub aktualizacji tej dokumentacji i rozliczenia kosztów związanych z opracowaniem lub aktualizacją.

4. Zapewnienie prowadzenia konserwacji i bieżących napraw części wspólnej budynku oraz istniejących instalacji i urządzeń: instalacji i urządzeń wentylacyjnych, instalacji ciepłej wody użytkowej, instalacji wodociągowej i kanalizacyjnej, instalacji i urządzeń centralnego ogrzewania, instalacji i urządzeń gazowych, instalacji elektrycznej, instalacji piorunochronowej, kanałów i przewodów spalinowych oraz dymowych, wewnętrznych urządzeń do usuwania odpadów i nieczystości stałych, instalacji dźwigowej, domofonowej, internetowej, antywłamaniowej, przeciwpożarowej oraz automatyki bram garażowych i zbiorczej anteny telewizyjnej i innych.

5. Zapewnienie kontroli technicznych i okresowych, obligatoryjnych przeglądów nieruchomości i urządzeń stanowiących jej wyposażenie, a także oceny stanu technicznego oraz wyznaczenia i oszacowania wartości niezbędnych działań inwestycyjnych (remontowych i modernizacyjnych).

6. Zapewnienie warunków bezpieczeństwa w zakresie ochrony przeciwpożarowej zgodnie z wymogami przepisów prawa budowlanego.

7. Występowanie do właścicieli lokali z wnioskiem o zezwolenie na wstęp do lokalu, ilekroć jest to niezbędne do przeprowadzenia konserwacji, remontu albo usunięcia awarii w nieruchomości wspólnej, a także w celu wyposażenia budynku, jego części lub innych lokali w dodatkowe instalacje.

8. Zapewnienie, w imieniu i na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej, zabezpieczania awarii oraz usuwania ich skutków na nieruchomości wspólnej w przypadkach przekraczających zakres bieżących konserwacji.

9. Zapewnienie, w imieniu i na rzecz Wspólnoty, realizacji remontów i modernizacji nieruchomości wspólnej zatwierdzonych uchwałami na zebraniach Wspólnoty Mieszkaniowej, poprzez wyszukiwanie podwykonawców, negocjowanie warunków zawieranych umów oraz kontrolę ich wykonania.

10. Prowadzenie ewidencji napraw i awarii oraz zgłoszeń członków Wspólnoty Mieszkaniowej, w której w szczególności odnotowane będą wszystkie zgłoszenia przekazywane do Administratora przez członków Wspólnoty Mieszkaniowej oraz działania podejmowane przez Administratora w celu realizacji zgłoszeń.

11. Podejmowania działań w celu minimalizacji kosztów funkcjonowania nieruchomości Wspólnoty Mieszkaniowej poprzez wprowadzenie rozwiązań organizacyjnych i technicznych zmniejszających zużycie mediów, prowadzenie oszczędnej polityki w zakresie mocy zamówionej dla mediów oraz śledzenie rynkowych cen usług, które świadczone są dla nieruchomości i dążenie do utrzymania na racjonalnym poziomie wynagrodzeń dla usługodawców.

§ 7

Obsługa finansowa Wspólnoty Mieszkaniowej

1. Uzyskanie dla Wspólnoty Mieszkaniowej numeru statystycznego REGON w sytuacji, gdy numer taki nie został jak dotąd uzyskany i dokonanie, w imieniu i na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej, we właściwym Urzędzie Skarbowym zgłoszenia identyfikacyjnego NIP, jeżeli Wspólnota Mieszkaniowa nie posiada własnego NIP.

2. Prowadzenie sprawozdawczości finansowej, w szczególności podatkowej (VAT-7, CIT-2, CIT-8), zgodnie z obowiązującym prawem, składanie we właściwym Urzędzie Skarbowym wymaganych stosownymi przepisami zgłoszeń, deklaracji i druków.

3. Otwarcie, w imieniu i na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej we wskazanym przez nią banku rachunku bankowego w sytuacji, gdy Wspólnota Mieszkaniowa takiego rachunku nie posiada oraz dokonywanie bieżących rozliczeń poprzez ten rachunek bankowy.

4. Wydzielenie dla funduszu remontowego, na życzenie Wspólnoty Mieszkaniowej, oddzielnego subkonta, o ile do tej pory nie zostało jeszcze wydzielone.

5. Prowadzenie odpowiedniej księgowości finansowej: ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej – w zakresie i w sposób określony w odrębnej uchwale Wspólnoty Mieszkaniowej.

6. Pobieranie i rozliczanie płatności właścicieli lokali wnoszonych z góry do dnia 10-go każdego miesiąca: zaliczek na poczet kosztów zarządu nieruchomością wspólną (zaliczki bieżącej oraz wpłat na fundusz remontowy), zaliczek za media dostarczane do lokali poszczególnych właścicieli, ewentualnych pożytków z nieruchomości wspólnej.

7. Niezwłoczne informowanie Zarządu o wystąpieniu zaległości właścicieli lokali w płatnościach na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej i podejmowanie wspólnie z Zarządem działań zmierzających do windykacji zaległych należności.

8. Prowadzenie rozliczeń, włączając w to w szczególności sprawdzanie prawidłowości otrzymywanych od usługodawców rachunków i faktur oraz dokonywanie płatności na rzecz dostawców usług, dbałość o realizowanie wszelkich napraw, zakupu materiałów, dostaw i usług za najlepszą wartość ekonomiczną.

9. Zapewnienie, w imieniu i na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej terminowego regulowania wszelkich należności wynikających z zawartych umów lub jednorazowych zleceń w związku z funkcjonowaniem Nieruchomości oraz terminowego opłacania podatków i innych opłat publiczno-prawnych przypadających na nieruchomość wspólną, chyba że są one pokrywane bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali.

10. Przygotowywanie projektów rocznych i wieloletnich planów gospodarczych (rzeczowo-finansowych) zarządzania nieruchomością wspólną, włączając korektę tych planów.

11. Sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych Wspólnoty Mieszkaniowej i przesyłanie ich do zapoznania się właścicielom lokali najpóźniej na 7 dni przed terminem zebrania sprawozdawczego łącznie z zawiadomieniem o terminie zebrania sprawozdawczego.

12. Przygotowywanie na żądanie Zarządu informacji o poniesionych kosztach zarządu nieruchomością wspólną, wysokości zaliczek przeznaczonych na ich pokrycie oraz pożytkach Wspólnoty Mieszkaniowej z nieruchomości wspólnej, maksymalnie cztery razy w trakcie roku obrachunkowego, włączając sprawozdanie, o którym mowa w pkt. 11.

13. Rozliczanie zaliczek na świadczenia obejmujące indywidualne lokale poszczególnych właścicieli w zakresie: dostawy centralnego ogrzewania, dostawy ciepłej i zimnej wody oraz odprowadzenia ścieków z lokali.

14. Lokowanie wolnych środków finansowych znajdujących się na funduszu remontowym Wspólnoty Mieszkaniowej na lokatach bankowych o korzystnym oprocentowaniu, pozwalającym na ochronę finansów Wspólnoty Mieszkaniowej przed inflacją.