Wersja twojej przeglądarki jest przestarzała. Zalecamy zaktualizowanie przeglądarki do najnowszej wersji.

Załącznik nr 1

3

do Umowy o administrowanie nieruchomością zawartej w dn. ...................... pomiędzy Wspólnotą Mieszkaniową nieruchomości położonej w ..................................... przy ul. ........................................................ (zwana dalej Wspólnotą Mieszkaniową),a AG Zarządzanie Nieruchomościami i Usługi Księgowe Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni, przy ul. Stefana Batorego 20/4.

 

 

Szczegółowe obowiązki Administratora

 

§ 1 

Współpraca z Zarządem Wspólnoty Mieszkaniowej

  1. Ścisłe współdziałanie z Zarządem Wspólnoty Mieszkaniowej (zwanym dalej Zarządem) w realizacji wszystkich obowiązków wyszczególnionych w niniejszym Załączniku.

  2. Wspieraniu Zarządu w wykonywaniu obowiązków wynikających z przepisów ustawy o własności lokali, przepisów kodeksu cywilnego innych ustaw w zakresie dotyczącym wspólnot mieszkaniowych i zarządzania nieruchomościami wspólnymi.

  3. Udzielanie pomocy Zarządowi bądź – gdy nie jest to sprzeczne z prawem – samodzielne wykonywanie niżej wymienionych czynności przez Administratora, jego pracowników lub na jego zlecenie, w zakresie wynikającym z bieżących uzgodnień.



§ 2

Reprezentacja Wspólnoty Mieszkaniowej

  1. Reprezentowanie Wspólnoty na zewnątrz przed organami administracji państwowej i samorządowej, sądami powszechnymi i administracyjnymi oraz osobami trzecimi w ramach otrzymanego pełnomocnictwa.

  2. Reprezentowanie Wspólnoty Mieszkaniowej we współdziałaniu z Zarządem w stosunkach pomiędzy właścicielami.

       


 § 3
 

Obsługa prawna Wspólnoty Mieszkaniowej

  1. Opracowywanie i opiniowanie umów w zakresie obsługi eksploatacyjnej i technicznej nieruchomości wspólnej, zawieranych, aneksowanych i rozwiązywanych przez Zarząd w imieniu i na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej.

  2. Opracowywanie i opiniowanie uchwał i regulaminów wewnętrznych Wspólnoty Mieszkaniowej.

  3. Przygotowywanie korespondencji w kontaktach Wspólnoty Mieszkaniowej z organami administracji, usługodawcami i innymi podmiotami.

  4. Wynajęcie prawnika współpracującego z Zarządem w celu reprezentowanie Wspólnoty Mieszkaniowej przed sądami i organami egzekucyjnymi.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            § 4 

Obsługa eksploatacyjna Wspólnoty Mieszkaniowej 

  1. Prowadzenie i aktualizacja ewidencji lokali i ich użytkowników.

  2. Weryfikowanie stanu prawnego i faktycznego lokali i nieruchomości wspólnej.

  3. Zapewnienie bieżącej, nieprzerwanej obsługi eksploatacyjnej nieruchomości wspólnej poprzez wyszukiwanie usługodawców, negocjowanie warunków zawieranych w imieniu i na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej umów i kontrolę ich wykonania w zakresie dostawy usług komunalnych: wody, ciepła, energii elektrycznej, gazu, odprowadzania ścieków oraz wywozu nieczystości stałych i innych umów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania nieruchomości.

  4. Zapewnienie, w zależności od ustaleń zawartych w Umowie, bądź siłami własnymi bądź poprzez zatrudnianych usługodawców, utrzymania należytego porządku i czystości pomieszczeń i urządzeń budynku służących do wspólnego użytku właścicieli lokali oraz utrzymania należytego porządku i czystości terenu działki, chodnika wzdłuż budynku i innych terenów, jeżeli obowiązek taki wynika z zawartych umów lub obowiązujących przepisów.

  5. Przedstawienie Zarządowi propozycji ubezpieczenia nieruchomości wspólnej od ognia i innych zdarzeń losowych oraz od odpowiedzialności cywilnej z tytułu posiadania nieruchomości i oraz opłacanie w terminie składek ubezpieczeniowych.

  6. Udzielanie każdemu z właścicieli lokali, na każde jego życzenie w wyznaczonych godzinach, na terenie nieruchomości Wspólnoty Mieszkaniowej, nie rzadziej niż raz w tygodniu w godzinach 7:00-12:00 oraz raz w tygodniu w godzinach 15:00-20:00 wyczerpujących informacji o sprawach dotyczących zarządzania nieruchomością wspólną oraz o rozliczeniach w zakresie dotyczącym indywidualnych lokali.

  7. Zapewnianie, w wypadku zaistnienia takiej potrzeby, potencjalnych najemców (dzierżawców) w celu wynajęcia (wydzierżawienia) pomieszczeń i lokali (w tym garaży) położonych w częściach wspólnych nieruchomości, o ile są na ten cel wykorzystywane.

  8. Zapewnieniu, w miarę zainteresowania potencjalnych najemców, wynajęcia na reklamy zewnętrznych ścian oraz dachu budynku, a także innych części nieruchomości wspólnej, o ile na ten cel są wykorzystywane.

  9. Potwierdzaniu, za zgodą właściciela, uprawnień w sprawach meldunkowych, w zakresie określonym ustawą o ewidencji ludności.

  10. Wydawanie poświadczeń i zaświadczeń w stosunku do właścicieli lokali dotyczących dodatków mieszkaniowych, pomocy społecznej i innych.
     

§ 5

Obsługa zebrań Wspólnoty Mieszkaniowej

  1. Wsparcie Zarządu w realizacji zadań wyszczególnionych poniżej.

  2. Zwoływanie w wyniku decyzji Zarządu i we współdziałaniu z Zarządem zebrań Wspólnoty Mieszkaniowej, w tym raz w roku, nie później niż do końca pierwszego kwartału każdego roku kalendarzowego, zebrania sprawozdawczego Wspólnoty Mieszkaniowej.

  3. Przygotowywanie zebrań, włączając w to w szczególności zapewnienie lokalu umożliwiającego odbycie zebrania oraz przygotowanie porządku zebrania i projektów uchwał Wspólnoty Mieszkaniowej. Wynajęcie lokalu odbywa się w imieniu i na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej w miejscu wskazanym przez Zarząd, przy założeniu jak najbliższego sąsiedztwa nieruchomości Wspólnoty Mieszkaniowej.

  4. Zawiadamianie właścicieli lokali na piśmie o terminie, miejscu i porządku zebrania, co najmniej na tydzień przed terminem zebrania; w przypadkach zamierzonej zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali – wskazanie treści tej zmiany poprzez podanie porządku zebrania oraz projektów uchwał Wspólnoty Mieszkaniowej.

  5. Obsługa zebrań Wspólnoty Mieszkaniowej, włączając w szczególności prowadzenie zebrania, protokołowanie jego przebiegu oraz liczenie głosów.

  6. Zbieranie indywidualnie oddawanych głosów w sprawach uchwał Wspólnoty Mieszkaniowej oraz niezwłoczne powiadamianie na piśmie każdego właściciela lokalu o treści uchwały, która została podjęta z udziałem głosów zebranych indywidualnie.

 

§ 6  

Obsługa techniczna Wspólnoty Mieszkaniowej

  1. Sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego przejęcia obowiązków Administratora nieruchomości, przejęcie dokumentacji technicznej (budowlanej, powykonawczej, książki obiektu budowlanego), eksploatacyjnej i finansowej od dotychczasowego administratora (zarządcy) lub od inwestora.

  2. Egzekwowania od inwestora bądź od jego następców prawnych realizacji usuwania usterek w ramach uprawnień z tytułu gwarancji i rękojmi w zakresie dotyczącym nieruchomości wspólnej oraz prowadzenia rozmów w sprawach dotyczących interesów Wspólnoty Mieszkaniowej.

  3. Przechowywanie oraz prowadzenie dokumentacji technicznej nieruchomości, w tym książki obiektu budowlanego; w przypadkach braku stosownej dokumentacji budynku Administrator zobowiązany jest, po otrzymaniu akceptacji w formie uchwały Wspólnoty, do podjęcia czynności zmierzających do opracowania lub aktualizacji tej dokumentacji i rozliczenia kosztów związanych z opracowaniem lub aktualizacją.

  4. Zapewnienie prowadzenia konserwacji i bieżących napraw części wspólnej budynku oraz istniejących instalacji i urządzeń: instalacji i urządzeń wentylacyjnych, instalacji ciepłej wody użytkowej, instalacji wodociągowej i kanalizacyjnej, instalacji i urządzeń centralnego ogrzewania, instalacji i urządzeń gazowych, instalacji elektrycznej, instalacji piorunochronowej, kanałów i przewodów spalinowych oraz dymowych, wewnętrznych urządzeń do usuwania odpadów i nieczystości stałych, instalacji dźwigowej, domofonowej, internetowej, antywłamaniowej, przeciwpożarowej oraz automatyki bram garażowych i zbiorczej anteny telewizyjnej i innych.

  5. Zapewnienie kontroli technicznych i okresowych, obligatoryjnych przeglądów nieruchomości i urządzeń stanowiących jej wyposażenie, a także oceny stanu technicznego oraz wyznaczenia i oszacowania wartości niezbędnych działań inwestycyjnych (remontowych i modernizacyjnych).

  6. Zapewnienie warunków bezpieczeństwa w zakresie ochrony przeciwpożarowej zgodnie z wymogami przepisów prawa budowlanego.

  7. Występowanie do właścicieli lokali z wnioskiem o zezwolenie na wstęp do lokalu, ilekroć jest to niezbędne do przeprowadzenia konserwacji, remontu albo usunięcia awarii w nieruchomości wspólnej, a także w celu wyposażenia budynku, jego części lub innych lokali w dodatkowe instalacje.

  8. Zapewnienie, w imieniu i na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej, zabezpieczania awarii oraz usuwania ich skutków na nieruchomości wspólnej w przypadkach przekraczających zakres bieżących konserwacji.

  9. Zapewnienie, w imieniu i na rzecz Wspólnoty, realizacji remontów i modernizacji nieruchomości wspólnej zatwierdzonych uchwałami na zebraniach Wspólnoty Mieszkaniowej, poprzez wyszukiwanie podwykonawców, negocjowanie warunków zawieranych umów oraz kontrolę ich wykonania.

  10. Prowadzenie ewidencji napraw i awarii oraz zgłoszeń członków Wspólnoty Mieszkaniowej, w której w szczególności odnotowane będą wszystkie zgłoszenia przekazywane do Administratora przez członków Wspólnoty Mieszkaniowej oraz działania podejmowane przez Administratora w celu realizacji zgłoszeń.

  11. Podejmowania działań w celu minimalizacji kosztów funkcjonowania nieruchomości Wspólnoty Mieszkaniowej poprzez wprowadzenie rozwiązań organizacyjnych i technicznych zmniejszających zużycie mediów, prowadzenie oszczędnej polityki w zakresie mocy zamówionej dla mediów oraz śledzenie rynkowych cen usług, które świadczone są dla nieruchomości i dążenie do utrzymania na racjonalnym poziomie wynagrodzeń dla usługodawców.

 

§ 7

Obsługa finansowa Wspólnoty Mieszkaniowej

  1. Uzyskanie dla Wspólnoty Mieszkaniowej numeru statystycznego REGON w sytuacji, gdy numer taki nie został jak dotąd uzyskany i dokonanie, w imieniu i na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej, we właściwym Urzędzie Skarbowym zgłoszenia identyfikacyjnego NIP, jeżeli Wspólnota Mieszkaniowa nie posiada własnego NIP.

  2. Prowadzenie sprawozdawczości finansowej, w szczególności podatkowej (VAT-7, CIT-2, CIT-8), zgodnie z obowiązującym prawem, składanie we właściwym Urzędzie Skarbowym wymaganych stosownymi przepisami zgłoszeń, deklaracji i druków.

  3. Otwarcie, w imieniu i na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej we wskazanym przez nią banku rachunku bankowego w sytuacji, gdy Wspólnota Mieszkaniowa takiego rachunku nie posiada oraz dokonywanie bieżących rozliczeń poprzez ten rachunek bankowy.

  4. Wydzielenie dla funduszu remontowego, na życzenie Wspólnoty Mieszkaniowej, oddzielnego subkonta, o ile do tej pory nie zostało jeszcze wydzielone.

  5. Prowadzenie odpowiedniej księgowości finansowej: ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej – w zakresie i w sposób określony w odrębnej uchwale Wspólnoty Mieszkaniowej.

  6. Pobieranie i rozliczanie płatności właścicieli lokali wnoszonych z góry do dnia 10-go każdego miesiąca: zaliczek na poczet kosztów zarządu nieruchomością wspólną (zaliczki bieżącej oraz wpłat na fundusz remontowy), zaliczek za media dostarczane do lokali poszczególnych właścicieli, ewentualnych pożytków z nieruchomości wspólnej.

  7. Niezwłoczne informowanie Zarządu o wystąpieniu zaległości właścicieli lokali w płatnościach na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej i podejmowanie wspólnie z Zarządem działań zmierzających do windykacji zaległych należności.

  8. Prowadzenie rozliczeń, włączając w to w szczególności sprawdzanie prawidłowości otrzymywanych od usługodawców rachunków i faktur oraz dokonywanie płatności na rzecz dostawców usług, dbałość o realizowanie wszelkich napraw, zakupu materiałów, dostaw i usług za najlepszą wartość ekonomiczną.

  9. Zapewnienie, w imieniu i na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej terminowego regulowania wszelkich należności wynikających z zawartych umów lub jednorazowych zleceń w związku z funkcjonowaniem Nieruchomości oraz terminowego opłacania podatków i innych opłat publiczno-prawnych przypadających na nieruchomość wspólną, chyba że są one pokrywane bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali.

  10. Przygotowywanie projektów rocznych i wieloletnich planów gospodarczych (rzeczowo-finansowych) zarządzania nieruchomością wspólną, włączając korektę tych planów.

  11. Sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych Wspólnoty Mieszkaniowej i przesyłanie ich do zapoznania się właścicielom lokali najpóźniej na 7 dni przed terminem zebrania sprawozdawczego łącznie z zawiadomieniem o terminie zebrania sprawozdawczego.

  12. Przygotowywanie na żądanie Zarządu informacji o poniesionych kosztach zarządu nieruchomością wspólną, wysokości zaliczek przeznaczonych na ich pokrycie oraz pożytkach Wspólnoty Mieszkaniowej z nieruchomości wspólnej, maksymalnie cztery razy w trakcie roku obrachunkowego, włączając sprawozdanie, o którym mowa w pkt. 11.

  13. Rozliczanie zaliczek na świadczenia obejmujące indywidualne lokale poszczególnych właścicieli w zakresie: dostawy centralnego ogrzewania, dostawy ciepłej i zimnej wody oraz odprowadzenia ścieków z lokali.

  14. Lokowanie wolnych środków finansowych znajdujących się na funduszu remontowym Wspólnoty Mieszkaniowej na lokatach bankowych o korzystnym oprocentowaniu, pozwalającym na ochronę finansów Wspólnoty Mieszkaniowej przed inflacją.                                        

 

Obowiązki administratora

 

 

Podstawą każdej zawartej przez nas umowy jest ścisłe  określenie  zakresu  naszych  obowiązków

Nieruchomości

 

 

Przegląd nieruchomości powierzonych naszej firmie przez wspólnoty mieszkaniowe 

Licencja

 

 

Na podstawie przepisów ustawy z dnia 13 czerwca 2013 r. o zmianie ustaw  regulujących wykonywanie niektórych zawodów ...

   

Obowiązujący stan prawny w zakresie funkcjonowania wspólnot mieszkaniowych

Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz. U. 1994 r. Nr 85 poz. 388) 

Ustawa określa sposób ustanawiania odrębnej własności samodzielnych lokali mieszkalnych, lokali o innym przeznaczeniu, prawa i obowiązki właścicieli tych lokali oraz zarząd nieruchomością wspólną